Plan je agenda en creëer rust en balans

bureau wat:

In het kader van de maandelijkse tips die ik graag met je deel, hierbij tip 2: de agenda.

Vroeg of laat kom ik met mijn klanten altijd te spreken over 'de agenda'. Want we hebben 'm allemaal, maar hoe goed gebruiken we 'm nu eigenlijk? Je agenda is een geweldig hulpmiddel om je structuur te bieden, overzicht. Maar dan moet je 'm wel goed gebruiken. Wanneer je je agenda goed gebruikt dan heb je ook geen uren-apps meer nodig. Ik zie toch met grote regelmaat mensen vragen of ik nog een goeie app weet om uren bij te houden. Als het goed is gebruik je je agenda al, dus doe het nog beter en het scheelt een extra tool om opnieuw in te vullen.

Gebruik je agenda goed dan scheelt het je tijd

Het klinkt zo simpel, maar wanneer je je agenda optimaal gebruikt, dan scheelt het je uiteindelijk een hoop tijd. We gebruiken onze agenda met name om afspraken in op te schrijven. Maar wanneer je een afspraak maakt, blok je dan ook gelijk de reistijd heen én terug? Die tijd heb je nodig en in die tijd kan je niks anders doen. Tenzij je met de trein reist bijvoorbeeld. Maar ook dan moet je wel de reistijd blokken, al kan je er dan we een extra blok naast zetten met bijvoorbeeld een taak als het doorlezen van een bepaald stuk. Want wanneer je ook je kantoorwerkzaamheden plant in je agenda, weet je precies wanneer je wat doet of hebt gedaan. En daarmee kan je dan ook altijd weer je uren verantwoorden. En dat hoeft dan niet weer in een of andere app.

Wees wel realistisch

De valkuil van het opnemen van kantoorwerkzaamheden in je agenda, is dat we dan de neiging hebben om ons hele to do lijstje erop te zetten. Dat werkt niet. Bedenk wat je op een bepaalde dag echt gedaan moet hebben, zet dat neer en plan ook je lunch en lege momenten in voor eventuele zaken die toch tussendoor komen. Dan kan je die op het lege moment in je agenda plannen. En natuurlijk kan het gebeuren dat bepaalde werkzaamheden niet lukken of toch meer tijd vragen dan je had gedacht. Plan dan gelijk verderop in je agenda wanneer je het afmaakt.

Kleur brengt overzicht

Van kleurtjes worden  de meeste mensen blij, maar misschien niet te veel kleur. Door voor bepaalde agenda items een bepaalde kleur te gebruiken, creëer je ook overzicht. Een afspraak is geel, reistijd is rood en kantoorwerkzaamheden zijn groen. De kleuren zijn natuurlijk aan jezelf om te bepalen. Maar zo zie je in één overzicht wat voor soort werkzaamheden je die dag of week voor de boeg hebt. Vooral in het begin is het even zoeken welke werkwijze in je agenda het beste werkt. In het begin zal je waarschijnlijk ook veel te strak plannen met veel te veel werkzaamheden. Maar hé, al doende leert men en gaat op een gegeven moment je agenda vanzelf vóór je werken.

Hilde, je had toch gelijk

In de samenwerking met mijn klanten is vroeg of laat de agenda en planning altijd wel een keer onderwerp van gesprek. Zo laatst ook. Een van mijn klanten werkt met cliënten op afspraak. Hij hanteert echter verschillende soorten afspraken met verschillende tijden. Door structuur aan te brengen in zijn agenda met de verschillende soorten afspraken, kreeg hij inzicht hoeveel cliënten hij in de week minimaal moet behandelen om zijn gewenste omzet te behalen. Zo bleek dat hij veel meer mensen kan behandelen dan hij voor zijn gewenste omzet eigenlijk hoeft te behandelen. En door onderscheid te maken in hoeveel van welke cliënten (leuk met kleurtjes) weet je in je marketing ook weer op welke doelgroep je je moet richten om je agenda gevuld te krijgen. Maar naast de afspraken met cliënten, had ik ook tussen elke afspraak een half uurtje leeg ingepland, en de lunchpauze, en 2 dagdelen kantoortijd. Waarom die halve uurtjes? Om even naar de wc te kunnen, even een kop koffie drinken, even een mailtje sturen of een telefoontje plegen. En die 2 dagdelen kantoortijd? Voor administratie, marketing en acquisitiewerkzaamheden.

2 weken na dit gesprek mailde hij me, nadat hij zich nog niet had gehouden aan de kantoorblokken en dus aan bepaalde werkzaamheden niet was toegekomen: 'Hilde, die blokken kantoortijd zijn toch wel handig om te bewaken, want ik kom er echt anders niet aan toe. Toch wel slim dat je die hebt neergezet ...'. Van zo'n opmerking word ik dan blij. Niet omdat ik zogenoemd gelijk kreeg ( 😉 ), maar wel om het inzicht dat mijn klant kreeg en de rust dat het hem bracht, daar werd ik op dat moment heel blij van 🙂

Hoe staat het met jouw agenda?

Ik werk zelf gewoon in Google calender, net zoals de meeste van mijn klanten. Handig op mijn laptop, maar ook fijn te synchroniseren met mijn telefoon en tablet. Dat werkt voor mij, maar misschien is een papieren agenda wel echt jouw ding. Doe wat bij jou past. Kan jij wel wat structuur en overzicht gebruiken in je agenda en vind je het fijn als iemand daarin eens met je meedenkt? Bel me voor een vrijblijvende kennismaking en dan bekijken we wat ik, naast dit hele kleine stukje, nog meer voor je kan betekenen als het gaat om focus, structuur en rust creëren in je bedrijf en bij jezelf.

Een dag heeft maar 24 uur en in die tijd kan je heel veel leuke dingen doen, maar ook af en toe lekker helemaal niks!

 

Share